Bagaimana Cara Memaksimalkan Key Performance Indicator (KPI)?

Menjalankan bisnis yang sukses memiliki banyak tantangan. Untungnya, ada beberapa cara untuk melacak kinerja Anda dan mengidentifikasi potensi masalah sebelum menyebabkan kerusakan. Salah satu alat yang paling berharga adalah Key Performance Indicator (KPI). KPI digunakan untuk memberikan indikator kinerja yang tertinggal dan yang terdepan serta membantu manajer mengarahkan tim mereka menuju hasil yang spesifik. 

Key Takeaways:

• KPI dinilai penting karena menjaga tim agar tetap selaras, memberikan gambaran mengenai kesehatan perusahaan, membuat penyesuaian, dan meminta pertanggungjawaban tim. 
• Jenis-jenis dari KPI adalah strategis, operasional, fungsional, dan Leading vs Lagging
• Cara memaksimalkan KPI dengan baik bisa dengan menentukan bagaimana KPI akan digunakan, hubungkan dengan tujuan yang strategis, tulis dengan rumus SMART, perjelas dengan baik, rencanakan untuk melakukan perbaikan, dan hindari menentukan KPI yang berlebihan.

Mengapa KPI Dinilai Penting? 

KPI penting karena menyelaraskan tujuan bisnis utama dengan kinerja dari waktu ke waktu. Indikator kinerja diperlukan untuk meningkatkan pertumbuhan bisnis secara efektif. Selain itu, KPI juga dianggap penting karena:

1. Menjaga tim Anda tetap selaras (align): Baik mengukur keberhasilan proyek atau kinerja karyawan, KPI menjaga tim tetap bergerak ke arah yang sama.
2. Memberikan pemeriksaan kesehatan perusahaan: Indikator kinerja utama memberikan gambaran realistis mengenai kesehatan organisasi Anda, mulai dari faktor risiko hingga indikator keuangan.
3. Membuat penyesuaian: KPI membantu Anda melihat dengan jelas keberhasilan dan kegagalan Anda sehingga Anda dapat melakukan lebih banyak hal yang berhasil, dan mengurangi hal yang tidak berhasil.
4. Minta pertanggungjawaban tim Anda: Pastikan setiap orang memberikan nilai dengan indikator kinerja utama yang membantu karyawan melacak kemajuan mereka dan membantu manajer menjalankan segala sesuatunya.

Jenis – jenis KPI 

Indikator kinerja utama memiliki banyak jenis. Ada yang digunakan untuk mengukur kemajuan bulanan terhadap suatu tujuan, ada pula yang memiliki fokus jangka panjang. Satu kesamaan yang dimiliki semua KPI adalah bahwa mereka terkait dengan tujuan strategis. Berikut ini adalah ikhtisar dari beberapa jenis KPI yang paling umum.

1. Strategis: Indikator kinerja utama dengan gambaran besar ini memantau tujuan organisasi. Para eksekutif biasanya melihat satu atau dua KPI strategis untuk mengetahui bagaimana kinerja organisasi pada waktu tertentu. Contohnya termasuk laba atas investasi, pendapatan, dan pangsa pasar.
2. Operasional: KPI ini biasanya mengukur kinerja dalam jangka waktu yang lebih pendek, dan difokuskan pada proses dan efisiensi organisasi. Beberapa contohnya termasuk penjualan berdasarkan wilayah, biaya transportasi bulanan rata-rata, dan biaya per akuisisi (CPA).
3. Unit Fungsional: Banyak indikator kinerja utama yang terkait dengan fungsi tertentu, seperti keuangan atau TI. Sementara TI mungkin melacak waktu penyelesaian atau waktu kerja rata-rata, KPI keuangan melacak margin laba kotor atau laba atas aset. KPI fungsional ini juga dapat diklasifikasikan sebagai strategis atau operasional.
4. Leading vs Lagging: Terlepas dari jenis indikator kinerja utama yang Anda tentukan, Anda harus mengetahui perbedaan antara indikator utama dan indikator tertinggal. Sementara KPI terkemuka dapat membantu memprediksi hasil, KPI tertinggal melacak apa yang telah terjadi. Organisasi menggunakan gabungan keduanya untuk memastikan bahwa mereka melacak apa yang paling penting.

Bagaimana Memaksimalkan KPI dengan Baik?

Dengan begitu banyak data, Anda mungkin tergoda untuk mengukur semuanya-atau setidaknya hal-hal yang paling mudah diukur. Namun, Anda perlu memastikan bahwa Anda hanya mengukur indikator kinerja utama yang akan membantu Anda mencapai tujuan bisnis. Fokus strategis adalah salah satu aspek terpenting dari definisi KPI. Berikut ini beberapa praktik terbaik untuk mengembangkan KPI yang tepat: 

1. Tentukan bagaimana KPI akan digunakan: Bicaralah dengan orang-orang yang akan menggunakan laporan KPI untuk mengetahui apa yang ingin mereka capai dan bagaimana mereka akan menggunakannya. Hal ini akan membantu Anda menentukan KPI yang relevan dan bernilai bagi pengguna bisnis.
2. Hubungkan dengan tujuan strategis: Jika KPI Anda tidak berhubungan dengan apa yang ingin Anda capai dalam bisnis Anda, Anda hanya membuang-buang waktu. Meskipun mungkin terkait dengan fungsi bisnis tertentu seperti SDM atau pemasaran, setiap indikator kinerja utama harus terkait langsung dengan tujuan bisnis Anda secara keseluruhan.
3. Tulislah SMART KPI : KPI yang paling efektif mengikuti rumus SMART yang sudah terbukti. Pastikan KPI tersebut Specific, Measurable, Attainable, Realistic and Time-Bound. Beberapa contohnya adalah “Tingkatkan penjualan sebesar 5% per kuartal” atau “Tingkatkan Net Promoter Score sebesar 25% selama tiga tahun ke depan.”
4. Perjelas dengan baik: Setiap orang dalam organisasi harus memahami KPI Anda sehingga mereka dapat menindaklanjutinya. Inilah mengapa literasi data sangat penting. Ketika orang memahami cara bekerja dengan data, mereka dapat membuat keputusan yang akan menggerakkan jarum ke arah yang benar.
5. Rencanakan untuk melakukan perbaikan: Ketika bisnis dan pelanggan Anda berubah, Anda mungkin perlu merevisi indikator kinerja utama Anda. Mungkin indikator tertentu sudah tidak relevan lagi, atau Anda perlu menyesuaikannya berdasarkan kinerja. Pastikan Anda memiliki rencana untuk mengevaluasi dan membuat perubahan pada indikator kinerja utama jika diperlukan.
6. Hindari KPI yang berlebihan: Kecerdasan bisnis telah memberikan organisasi akses ke gundukan data dan visualisasi data interaktif, sehingga mudah untuk mengukur apa saja dan apa saja. Perlu diingat bahwa definisi indikator kinerja utama mengacu pada target yang paling penting. Hindari KPI yang berlebihan dengan berfokus pada ukuran yang paling berdampak.